Quản lý ngân sách là một trong những thách thức lớn nhất đối với những người làm sự kiện. Việc theo dõi chi phí, phân bổ ngân sách và kiểm soát dòng tiền hiệu quả đòi hỏi những công cụ phù hợp. Dưới đây là 5 công cụ quản lý ngân sách hữu ích, mà bất cứ ai trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng cần biết.
1. Google Sheet
Google Sheet là công cụ ‘gối đầu giường’ của bất cứ PM nào với sự linh hoạt và tiện dụng của nó. Tạo bảng sheet nhìn thì có vẻ đơn giản nhưng nếu lại là công cụ thần kì cho bất cứ ai khai thác được tiềm năng của nó: từ quản lý đầu việc cho tới quản lý nhân sự, theo dõi tiến độ hay quản lý ngân sách… việc gì Google Sheet cũng có thể xử lý được ở mức ổn trở lên. Với giá thành hoàn toàn miễn phí, Sheet thường là ưu tiên hàng đầu cho các sự kiện có quy mô vừa và nhỏ.
Điểm mạnh:
- Hoàn toàn miễn phí
- Dễ dàng thống kê ngân sách và kiểm soát tình hình thu – chi theo thời gian thực
- Giao diện hiển thị trực quan và khoa học
- Tính linh hoạt cao: có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi và phối hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Google
Điểm yếu:
- Tính chuyên môn hóa không cao: không tích hợp công cụ quản lý sự kiện
- Thiếu tính năng tự động hoá
- Khó kiểm soát ngân sách khi sự kiện quy mô lớn: Với các sự kiện lớn, chi phí thường phân bổ phức tạp với rất nhiều hạng mục lớn nhỏ, quản lý bằng sheet sẽ rất rối mắt và dễ nhầm lẫn.
- Dễ dùng nhưng… khó master: Dùng sheet để tạo bảng thì dễ nhưng phân bố và cấu trúc một bảng tính thế nào để khoa học và tránh nhầm lẫn là cả một nghệ thuật mà không phải ai cũng đạt được đến trình độ thượng thừa.
- Tốn thời gian: Tạo sheet vẫn là công việc chạy bằng cơm, các PM dù có đỉnh đến mấy cũng sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch với Sheet.
2. ClickUp
Một trong số ít những công cụ quản lý chuyên sự của ngành sự kiện. ClickUp được thiết kế tương đối tối ưu để hỗ trợ tổ chức sự kiện và quản lý ngân sách. Dù vậy, ClickUp không được sử dụng phổ biến trong cộng đồng tổ chức sự kiện ở Việt Nam do giao diện sử dụng còn phức tạp và điểm yếu trong việc thể hiện các báo cáo tài chính chuyên sâu bằng biểu đồ.
Điểm mạnh:
- Giao diện trực quan, linh hoạt
- Kết hợp quản lý dự án và ngân sách
- Hỗ trợ automation và tích hợp nhiều nền tảng
Điểm yếu:
- Biểu đồ theo dõi tài chính chưa chuyên sâu
- Giao diện có thể khó sử dụng đối với người mới
3. Monday.com
Là một trong những ứng dụng quản lý phổ biến nhất, Monday.com có thể được sử dụng làm công cụ hữu hiệu cho việc quản lý tài chính với giao diện thân thiện và dễ dùng cho hầu hết các nhóm đối tượng. Tuy vậy, Monday.covậlaf ứng dụng quản lý chung được phát triển cho đa dạng lĩnh vực nên thiếu những tính năng chuyên sâu trong lĩnh vực quản trị sự kiện và quản lý tài chính sự kiện.
Điểm mạnh:
- Dễ dàng quản lý dự án và ngân sách
- Giao diện kéo thả thân thiện
- Hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác
Điểm yếu:
- Chi phí cao hơn so với các công cụ khác
- Chưa tối ưu hoá cho việc quản lý ngân sách sự kiện một cách chuyên sâu
4. Trello
Là công cụ được sinh ra để quản lý đầu việc và tiến độ, Trello làm rất tốt việc phân bổ và quản lý ngân sách, phân bổ theo đầu việc và theo người phụ trách. Tuy vậy, nhìn vào giao diện Kanban của Trello sẽ khó có thể thấy được bức tranh tài chính tổng quát của sự kiện.
Điểm mạnh:
- Quản lý danh sách công việc hiệu quả
- Quản lý ngân sách theo đầu người và đầu việc tiện lợi
- Giao diện kéo thả trực quan
- Miễn phí, thuận lợi để làm việc nhóm theo thời gian thực
Điểm yếu:
- Không có chức năng quản lý ngân sách chuyên sâu, nhất là trong lĩnh vực sự kiện
- Thiếu tính năng báo cáo tài chính
5. PlanZ.ai
Thời gian gần đây, PlanZ nổi lên là một trong những công cụ quản lý ngân sách toàn diện và được ưa chuộng nhất trong cộng đồng tổ chức sự kiện. PlanZ cung cấp công cụ AI giúp tự động thiết lập và phân bổ ngân sách chỉ trong vài lần nhấp chuột. Khả năng quản lý của công cụ này cũng được đánh giá cao với nhiều tính năng vượt trội: quản lý theo đầu việc với Kanban; Phân quyền dễ dàng; Thống kê và phân bổ theo thời gian thực; Phân chia ngân sách thành các đầu mục khoa học; Tối ưu khả năng quản lý và báo cáo với hệ thống biểu đồ tự động…
Điểm mạnh:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Tối ưu tốc độ với sự hỗ trợ của AI
- Ứng dụng chuyên sâu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
- Tích hợp AI tự động xây dựng và phân bổ ngân sách và dự án
- Theo dõi dòng tiền và báo cáo thông minh với hệ thống biểu đồ chuyên sâu
- Dễ dàng quản lý theo đầu việc và nhân sự
- Khả năng phân chia ngân sách thành các đầu mục khoa học
Điểm yếu:
- Cần thời gian làm quen với các tính năng AI
- Phí sử dụng cao hơn Google Sheet, nếu sử dụng hết 2 lượt kích hoạt miễn phí ban đầu sẽ cần trả phí để quản lý các sự kiện tiếp theo.
Trên đây là 5 công cụ giúp quản lý ngân sách hữu hiệu nhất cho dân tổ chức sự kiện. Dù kinh nghiệm và kĩ năng của người tổ chức luôn đóng vai trò quan trọng nhất nhưng việc chọn được một công cụ hữu hiệu và phù hợp với đặc điểm dự án sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn nhiều.
WRITE A COMMENT