Tổ chức company trip nghe thì như mơ: nắng đẹp, ảnh xinh, mọi người cười tươi rói bên bãi biển. Nhưng nếu bạn là người làm truyền thông nội bộ, hoặc phụ trách tổ chức sự kiện trong công ty thì bạn biết rõ: phía sau mỗi chuyến đi trong mơ là một loạt task và deadline.
Bài viết này là checklist toàn tập dành riêng cho dân tổ chức như chúng ta, để mọi thứ vừa bài bản, vừa đỡ đau đầu!
1. Hiểu rõ lý do tổ chức – và thống nhất ngay từ đầu
Trước khi bàn đi đâu, ăn gì, chơi gì, hãy ngồi xuống cùng quản lý hoặc HR để thống nhất một điều: Chuyến đi này nhằm mục đích gì?
-
Là phần thưởng cuối quý?
-
Là dịp để các phòng ban gắn kết hơn?
-
Hay khởi đầu cho một chiến lược mới?
Biết rõ mục tiêu sẽ giúp bạn:
-
Định hình chương trình cho phù hợp
-
Truyền thông rõ ràng (có “lý do chính đáng” để rủ rê cả team đi chơi)
-
Có cơ sở để đánh giá thành công sau chuyến đi
Gợi ý vài câu hỏi nên đặt ra:
-
Thành công đối với sếp trông như thế nào?
-
Ai là người quyết định và bạn cần báo kết quả cho ai?
-
Nhân viên mong chờ điều gì ở chuyến đi này?
2. Tập hợp đội – bạn không (nên) làm một mình
Một chuyến company trip suôn sẻ cần nhiều mảng công việc: ngân sách, logistics, truyền thông, an toàn sức khỏe… Hãy phân công nhóm nhỏ gồm:
-
Tài chính: quản lý ngân sách, duyệt chi
-
HR hoặc Admin: hỗ trợ xin phê duyệt, giấy tờ, an toàn
-
Ops hoặc Office Manager: lo hậu cần, liên hệ dịch vụ
-
Một bạn Excel Pro: sống với deadline và bảng theo dõi
-
Một đại diện từ team khác: đảm bảo có góc nhìn đa phòng ban
📌 Mẹo nhỏ: Sử dụng PlanZ để phân công công việc, tự động nhắc deadline và cập nhật tiến độ, tránh tình trạng “ba đầu sáu tay”.
3. Ngân sách cần phải thực tế
Bạn có thể mơ về Đà Lạt thơ mộng hay Hạ Long xịn xò, nhưng trước tiên hãy xem lại số dư của quỹ đã. Sau đó, phân loại ngân sách theo nhóm:
-
Di chuyển: vé xe, vé máy bay, trung chuyển
-
Lưu trú: phòng riêng, phòng ghép, chính sách đoàn
-
Ăn uống: ăn chính, ăn nhẹ, món chay/món dị ứng
-
Hoạt động team building: trò chơi, quà tặng, khách mời
-
Hậu cần: bảo hiểm, vật dụng, bảng tên, chi phí dự phòng
📌 Tip: luôn chừa 10–15% quỹ dự phòng cho các tình huống khó mà lường trước được.
4. Chọn địa điểm phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Resort ven biển xịn đấy, nhưng cách sân bay tận 3 tiếng tàu xe, không có quán ăn nào gần, mà wifi thì chập chờn? Đừng chỉ quyết định dựa vào ảnh đẹp trên mạng. Hãy cân nhắc các yếu tố sau khi lên kế hoạch company trip:
- Thời gian di chuyển và chi phí đi lại tổng thể
- Số lượng phòng và khả năng đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi
- Điều kiện y tế, phương án xử lý khẩn cấp để đảm bảo an toàn
-
Thời tiết, mùa lễ, dịp cao điểm du lịch
-
Cơ sở vật chất: phòng họp, sân khấu, Wi‑Fi, âm thanh ánh sáng để hoạt động team building nội bộ có thể thực hiện ngay tại chỗ
-
Phù hợp cả người hướng nội và hướng ngoại
📌 Tip: Việc thăm khảo ý kiến nhân viên qua khảo sát nhanh sẽ giúp bạn lựa chọn điểm đến lý tưởng cho cả tean nhanh chóng hơn.
5. Đừng chỉ làm lịch trình mà hãy tạo trải nghiệm
Một kế hoạch company trip chặt chẽ đôi khi làm gượng ép trải nghiệm. Bạn không tổ chức hội thảo. Bạn đang tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ. Vậy nên hãy thử áp dụng 3 CÓ:
-
Có trò chơi kết nối
- Có thời gian tự do khám phá hoặc nghỉ ngơi
-
Có phần ăn mừng – như đêm gala hoặc đơn giản là tiệc nướng thân mật
📌 Nhắc nhẹ: Đừng dồn lịch quá dày, vì bonding thật sự đến từ những lúc không ai phải “diễn”.
6. Truyền thông nội bộ rõ ràng và liên tục
Truyền thông nội bộ giỏi không chỉ đưa tin, mà còn tạo được sự háo hức và lan tỏa. Hãy tạo ra sự hào hứng và chuẩn bị tâm lý cho nhân viên bằng Timeline sau:
-
Trước 1 tháng: Gửi email giới thiệu mục tiêu và chủ đề ngay khi xác định được ngày đi
-
Trước 3 tuần: Gửi form đăng ký, khảo sát nhu cầu đặc biệt
-
Trước 2 tuần: Cung cấp lịch tình sơ bộ, packing list và các hướng dẫn quan trọng
-
Trước 1 tuần: Chạy teaser trên kênh nội bộ (Zalo, Slack, Teams) để tạo không khí
-
Trong chuyến đi: Tạo Group Chat, cập nhật hình ảnh, video nhằm tạo không khí
-
Sau chuyến đi: Lập file tổng kết hình ảnh, gửi form feedback
📌 Tip: Một kế hoạch rõ ràng, cụ thể giúp giảm sự e rè và tăng tỷ lệ tham gia company trip, dù là với những thành viên hướng nội nhất!
7. Luôn có kế hoạch B
Không ai muốn rủi ro, nhưng tình huống bất thường có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong company trip. Vậy nên hãy chắc chắn rằng bạn đã có sẵn trong tay:
- Danh sách liên hệ khẩn cấp
-
Hợp đồng bảo hiểm du lịch
-
Kế hoạch dự phòng cho trò chơi ngoài trời trong trường hợp thời tiết bất lợi
-
Phân công xử lý khi có sự cố
8. Kéo dài giá trị chuyến đi
Chuyến đi kết thúc, nhưng dư âm của company trip mới là thứ nuôi dưỡng văn hóa cho toàn tổ chức! Việc bạn cần làm lúc này là:
-
Gửi lời cảm ơn và tổng hợp những hình ảnh highlight
-
Chia sẻ video hoặc album ảnh trên kênh nội bộ
-
Tổ chức bình chọn cho “Khoảnh khắc đáng nhớ nhất”
-
Gửi khảo sát phản hồi (ngắn gọn thôi nhé)
-
Tổng hợp báo cáo cho leadership: người tham gia, hiệu ứng truyền thông, bài học kinh nghiệm và đề xuất cho lần sau
📌 Tips: Lưu trữ toàn bộ tài liệu, hình ảnh và báo cáo vào một folder riêng để company trip lần tới khỏi phải làm lại từ đầu.
Chuyến Đi Đong Đầy – Văn Hóa Bền Lâu
Với người làm sự kiện nội bộ, mỗi company trip là một dịp đặc biệt để truyền cảm hứng, gắn kết và làm nóng lại tinh thần đội ngũ. Từ những buổi tối ăn lẩu cùng nhau, đến trò chơi teamwork cười chảy nước mắt, tất cả đều là chất liệu tạo nên văn hóa công ty – theo cách tự nhiên và sâu sắc nhất.
Với PlanZ, bạn có thể quản lý toàn bộ từ ngân sách, timeline đến phân công công việc một cách linh hoạt và trực quan. Hãy để mỗi chuyến đi không chỉ là ký ức đẹp, mà còn là động lực để cả đội tiếp tục phát triển cùng nhau.
VIẾT ĐÁNH GIÁ