Bạn đang chuẩn bị tổ chức sự kiện cho một buổi team building, một sự kiện nhỏ cho CLB, hay đơn giản là một buổi tụ họp hội nhóm thật vui vẻ và ý nghĩa? Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng khi bắt tay vào làm, bạn mới thấy có quá nhiều thứ phải lo: địa điểm, người tham gia, nội dung chương trình, truyền thông, ngân sách…
Đừng lo, bài viết này chính là dành cho bạn – những người đang chập chững bước vào thế giới tổ chức sự kiện mà chưa có kinh nghiệm, chưa biết hỏi ai và đang cần một bản đồ rõ ràng để khỏi lạc lối!
Checklist Tổ Chức Sự Kiện Cho Người Mới Bắt Đầu
1. Xác định rõ mục tiêu sự kiện: Bạn muốn tạo ra điều gì?
Trước khi bắt đầu thuê sân bãi hay gọi bánh kẹo, việc đầu tiên cần làm là hiểu rõ mục tiêu. Một sự kiện tốt không nằm ở việc “hoành tráng” hay “chi nhiều tiền”, mà ở việc phục vụ đúng nhu cầu của nhóm.
Hãy tự hỏi:
- Sự kiện này nhằm để gắn kết hay để chia sẻ kiến thức?
- Có cần yếu tố vui chơi không, hay nghiêm túc?
- Sau khi kết thúc, bạn mong muốn mọi người cảm thấy thế nào?
Việc xác định đúng mục tiêu sẽ giúp bạn quyết định quy mô, ngân sách, hình thức tổ chức, và các bước triển khai sau đó. Đây chính là nền móng để mọi bước kế tiếp được suôn sẻ – thay vì cứ bắt đầu lo từ việc thuê âm thanh ánh sáng hay in áo nhóm. Hãy bắt đầu bằng mục tiêu, rồi mọi thứ sẽ dần rõ ràng hơn.
2. Lên khung kế hoạch tổng thể – Chiếc xương sống cho mọi quyết định sau này
Hãy lấy một tờ giấy (hoặc mở PlanZ) và bắt đầu phác thảo những điều sau:
a. Ngày giờ & địa điểm dự kiến
Cần phù hợp với thời gian rảnh của đa số nhóm. Nếu có thể, nên tạo khảo sát các thành viên để mọi người chọn khung thời gian phù hợp nhất.
b. Số lượng người tham gia
Con số này sẽ quyết định đến địa điểm, chi phí và cả cách tổ chức.
Điểm khác biệt giữa sự kiện 10 người và 30 người là rất lớn đấy!
c. Dự kiến chi phí tổng
Không cần chi tiết từng đồng, nhưng bạn nên định trước một mức trần. Ví dụ dưới 1 triệu, hay khoảng 3 triệu chia đều, hay có nhà tài trợ hỗ trợ một phần?
d. Ý tưởng chủ đạo
Sự kiện có chủ đề gì? Có concept nào muốn theo? Ví dụ picnic chủ đề “Back to childhood” hay workshop “Viết để chữa lành tâm hồn”.
Bảng kế hoạch này giống như kim chỉ nam, giúp bạn không bị lạc hướng khi mọi người góp ý hay đưa thêm ý tưởng mới.
3. Chia nhỏ đầu việc và phân công hợp lý (nếu có nhóm hỗ trợ)
Nếu bạn có thêm người hỗ trợ, hãy chia nhỏ công việc thành các nhóm rõ ràng như sau:
- Đặt trước địa điểm tổ chức
- Truyền thông nội bộ (gửi thông tin, nhắc lịch)
- Chuẩn bị hậu cần (đạo cụ, đồ ăn, nước uống)
- Điều phối & MC
- Ghi hình hoặc chụp ảnh
Kể cả chỉ có 2-3 người hỗ trợ, việc chia việc rõ ràng trên PlanZ vẫn giúp mọi người chủ động và tránh bị rối phút chót.
Nếu bạn là người duy nhất, bạn cũng có thể lên timeline cụ thể, ngày nào làm gì bằng PlanZ để việc chuẩn bị được thảnh thơi. Hãy tạo tâm thế chủ động và đừng để mọi nhiệm vụ dồn vào một ngày!
4. Lên kịch bản sự kiện (timeline chi tiết trong ngày diễn ra)
Đây là phần mà nhiều người bỏ qua nhưng lại quan trọng hàng đầu. Timeline chuẩn chỉ nên bao gồm:
- Thời gian check-in
- Mở đầu: Welcome, giới thiệu mục đích
- Phần chính: Hoạt động chính/ workshop/ trò chơi
- Nghỉ giữa giờ (nếu sự kiện kéo dài hoặc có các hoạt động Teambuilding)
- Phần tổng kết/ cảm ơn/ chụp ảnh
- Dọn dẹp & kết thúc
Bạn không cần viết từng chi tiết như kịch bản phim, chỉ cần cụ thể đủ để người điều phối (có thể là chính bạn) biết rõ cần làm gì và vào lúc nào.
💡 Tip nhỏ: Nên có kế hoạch B nếu trời mưa (với sự kiện ngoài trời) hoặc nếu có sự cố kĩ thuật hoặc các khách mời đến trễ.
5. Một số lưu ý nhỏ nhưng giúp sự kiện trơn tru hơn rất nhiều
- Chuẩn bị kỹ càng hơn bạn nghĩ: Đừng chủ quan. Nếu mang theo đồ ăn, hãy kiểm tra kỹ các suất ăn và tình trạng dị ứng thực phẩm của các khách mời.
- Kiểm tra địa điểm trước ngày diễn ra: Có ổ điện không? Nhà vệ sinh ở đâu? Gửi xe thế nào? Nếu trời mưa thì sẽ trsu ở đâu?
- Mang đồ dự phòng: Kéo, pin dự phòng, bút, giấy, băng keo… luôn hữu ích bằng một cách mà bạn chẳng thể ngờ tới.
- Giao tiếp rõ ràng với người tham dự: Nhắc lịch qua nhóm chat, chia sẻ rõ thời gian, địa điểm, cần chuẩn bị gì từ họ.
- Giữ tinh thần linh hoạt: Sự kiện không bao giờ hoàn hảo 100%, điều quan trọng là phải tạo được trải nghiệm tốt cho cả khách mời và người tổ chức.
Không có sự kiện nào “hoàn hảo” ngay từ lần đầu
Bạn có thể chuẩn bị rất kỹ, nhưng sự kiện đầu tiên vẫn có thể “vỡ kế hoạch”. Và điều đó không sao cả.
Sự kiện không bao giờ là một bài toán chính xác. Bạn có thể lên timeline từng phút, làm bảng phân công chi tiết từng người, dự phòng tình huống A, B, C… nhưng đến ngày diễn ra, vẫn có khả năng trời đổ mưa giữa buổi teambuilding, hoặc MC đau họng đột xuất, hay đơn giản là mọi người… đến trễ 30 phút. Điều quan trọng không phải là mọi thứ có hoàn hảo theo plan hay không, mà là bạn và nhóm xử lý tình huống như thế nào, giữ được tinh thần kết nối và sự linh hoạt ra sao.
Những gì bạn học được sau sự kiện đầu tiên – về cách phối hợp nhóm, về tinh thần đồng đội, về việc “thực tế khác xa lý thuyết” – sẽ chính là nền tảng để những sự kiện tiếp theo mượt hơn, chỉnh chu hơn, và thú vị hơn rất nhiều.
Vậy nên, nếu bạn đã dám đứng ra tổ chức một sự kiện – dù nhỏ – hãy tự tin rằng bạn đã đi được bước đầu tiên quan trọng nhất rồi!
Mỗi sự kiện là một cuộc phiêu lưu nên hãy bắt đầu theo cách của bạn!
Tổ chức sự kiện không chỉ là lập kế hoạch, chạy timeline, hay gửi thông báo trên group chat. Đó là một hành trình gắn kết con người, thắp lên tinh thần tập thể, và tạo nên những khoảnh khắc không thể sao chép bằng bất kỳ thứ gì khác.
Với mỗi lần tổ chức, bạn sẽ học được thêm điều gì đó: về con người, về cách phối hợp, về việc không nên chủ quan với loa đài… Những bài học đó, cộng với sự tận tâm và tinh thần học hỏi, sẽ giúp bạn trưởng thành hơn trong vai trò một người tổ chức sự kiện, dù chuyên nghiệp hay nghiệp dư.
Nếu bạn cần một người bạn đồng hành để lên kế hoạch, chia task, theo dõi ngân sách và checklist công việc rõ ràng hơn – PlanZ luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tổ chức sự kiện.
VIẾT ĐÁNH GIÁ