Ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang bước vào một giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ dưới tác động của công nghệ. Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, yêu cầu từ khách hàng ngày càng cao, và hành vi người tham dự không ngừng thay đổi, các công nghệ mới đã và đang trở thành yếu tố cốt lõi để tạo ra sự khác biệt, tối ưu quy trình, và nâng cao trải nghiệm sự kiện.
Toàn Cảnh Công Nghệ Trong Ngành Sự Kiện
Trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa
AI đang hiện diện rõ rệt trong hầu hết các khâu của một sự kiện chuyên nghiệp – từ lập kế hoạch, cá nhân hóa nội dung, điều phối logistics, đến phân tích hành vi người tham dự sau sự kiện. Một số ứng dụng nổi bật:
- Chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi của người tham dự 24/7.
- AI Recommendation Engine đề xuất lịch trình phù hợp với từng cá nhân.
- Tự động hóa quy trình: Nhắc lịch, gửi thư mời, xác nhận tham gia, tổng hợp phản hồi… được xử lý liền mạch thông qua nền tảng sự kiện tích hợp AI.
Theo báo cáo từ EventMB, hơn 55% chuyên gia sự kiện đã sử dụng ít nhất một công cụ AI trong quy trình tổ chức sự kiện vào năm 2024.
Thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR)
VR/ AR không còn là công nghệ xa vời. Trong ngành sự kiện, các giải pháp nhập vai này được sử dụng để:
- Tạo không gian triển lãm ảo, đặc biệt trong các hội chợ, sự kiện B2B quốc tế.
- Trình chiếu sản phẩm dưới dạng AR, tăng khả năng tương tác và thu hút.
- Hướng dẫn di chuyển, điều hướng trong sự kiện lớn thông qua thiết bị AR hoặc ứng dụng trên điện thoại.
Điều này mở rộng đáng kể trải nghiệm người tham dự, đồng thời giúp ban tổ chức nâng cao mức độ tương tác mà không cần mở rộng quy mô vật lý.
Sự kiện ảo và hybrid
Sau đại dịch, mô hình sự kiện ảo và hybrid (hình thức tổ chức sự kiện có người tham dự trực tiếp và trực tuyến) đã chứng minh tính linh hoạt và hiệu quả trong việc mở rộng phạm vi tiếp cận. Theo EventBookings, 93% đơn vị tổ chức sự kiện dự kiến sẽ tiếp tục đầu tư vào mô hình này đến năm 2026.
Ưu điểm của công nghệ này:
- Tiếp cận đối tượng toàn cầu mà không cần di chuyển.
- Tối ưu chi phí tổ chức và nhân sự.
- Dễ dàng lưu trữ, ghi hình và phân phối lại nội dung.
Các nền tảng như Zoom Events, Hopin, Airmeet đã và đang đóng vai trò lớn trong việc phát triển các sự kiện hybrid chất lượng cao.
Thiết bị đeo và cảm biến thông minh
Wearable technology và các cảm biến IoT giúp theo dõi và thu thập dữ liệu thời gian thực trong sự kiện. Một số ứng dụng thực tế:
- Vòng đeo tay NFC để check-in nhanh và ghi nhận các hoạt động của người tham dự trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
- Thiết bị đo hành vi di chuyển của người tham dự trong hội chợ để đánh giá khu vực nào thu hút nhiều sự chú ý nhất.
- Cảm biến nhiệt và đếm người trong các khu vực quan trọng để kiểm soát an ninh và tối ưu điều phối nhân lực.
Phân tích dữ liệu và đo lường hiệu quả
Không có công nghệ nào hữu ích nếu thiếu khả năng đo lường và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Các hệ thống phân tích hiện nay có thể giúp event planner:
- Xác định ROI chính xác của từng hạng mục tổ chức.
- Biết rõ hành vi người tham dự trong thời gian thực để điều chỉnh chương trình.
- Tối ưu hóa các lần tổ chức sau dựa trên phân tích mô hình dữ liệu cũ.
Công nghệ phân tích hành vi cũng giúp cá nhân hóa trải nghiệm, như gợi ý khu vực quan tâm, đề xuất lịch trình phù hợp, hoặc đưa ra khuyến nghị nội dung.
Những Công Cụ Đang Định Hình Ngành Sự Kiện
Để theo kịp nhịp thay đổi nhanh chóng của công nghệ, người làm sự kiện chuyên nghiệp cần cập nhật và ứng dụng linh hoạt các công cụ hỗ trợ.
Nền tảng quản lý sự kiện đa năng
- Cvent, Eventbrite, Oniva: Hỗ trợ lập kế hoạch, bán vé, mời khách, quản lý ngân sách, phân tích dữ liệu…
- PlanZ: Được thiết kế chuyên biệt cho đội nhóm tổ chức sự kiện nội bộ hoặc các agency sự kiện từ nhỏ đến lớn. PlanZ giúp kiểm soát toàn bộ luồng công việc từ lên kế hoạch, giao task, theo dõi tiến độ đến báo cáo kết quả. Sự đơn giản trong trải nghiệm người dùng và khả năng tùy biến theo từng loại sự kiện khiến công cụ này trở thành “trợ lý số” đáng tin cậy cho người làm sự kiện trong thời kì mới.
Công cụ tương tác và phản hồi
- Slido, Mentimeter: Dùng cho bình chọn trực tiếp, thu thập ý kiến người tham dự, tổ chức trò chơi tương tác.
- Whova, CrowdCompass: Tăng cường networking, matchmaking và tạo trải nghiệm mang tính kết nối trong sự kiện.
Thách Thức Của Công Nghệ Trong Ngành Sự Kiện
Dù mang lại nhiều đột phá, công nghệ cũng đặt ra không ít thách thức đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Việc ứng dụng công nghệ không chỉ là chuyện đầu tư tài chính mà còn đòi hỏi sự thay đổi về tư duy tổ chức, mô hình vận hành và kỹ năng nhân sự.
-
Chi phí đầu tư ban đầu cao và tốc độ lỗi thời nhanh:
-
Các công nghệ mới như AR/ VR, AI, hay hệ thống streaming chất lượng cao yêu cầu ngân sách đầu tư lớn.
-
Nền tảng công nghệ thay đổi và cập nhật liên tục khiến các đơn vị tổ chức sự kiện khó theo kịp, đặc biệt khi nguồn lực hạn chế.
-
-
Khó khăn trong việc tích hợp và đồng bộ hệ thống:
-
Các sự kiện quy mô lớn cần kết nối nhiều công cụ: nền tảng bán vé, CRM, phần mềm tương tác, hệ thống hậu cần,…
-
Thiếu chuẩn bị kỹ càng có thể khiến công nghệ trở thành điểm nghẽn, gây gián đoạn trải nghiệm của người tham dự.
-
-
Bảo mật và dữ liệu cá nhân trở thành vấn đề cấp thiết:
-
Sự kiện online và hybrid thu thập nhiều dữ liệu người tham dự: đăng ký, hành vi tương tác, phản hồi,…
-
Nhà tổ chức phải đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ quy định pháp lý để tránh rủi ro pháp lý.
-
-
Khoảng cách giữa công nghệ và yếu tố con người:
-
Công nghệ là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế hoàn toàn yếu tố cảm xúc, kết nối cộng đồng – vốn là linh hồn của sự kiện.
-
Nếu quá phụ thuộc vào công nghệ mà thiếu đi sự tương tác nhân văn, sự kiện dễ trở nên khô khan, thiếu sức sống.
-
Cơ Hội Chuyển Mình Của Ngành Sự Kiện Với Công Nghệ
Thách thức là tất yếu trong bất kỳ giai đoạn chuyển đổi nào. Tuy nhiên, khi vượt qua rào cản, các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể mở ra những cơ hội mới để tái định vị vai trò và giá trị của mình trong ngành.
Trước đây, người làm sự kiện thường bị đóng khung vào vai trò hậu cần hoặc vận hành. Nhưng với sự hỗ trợ của công nghệ, họ có thể chủ động hơn trong việc phân tích dữ liệu người tham dự, cá nhân hóa trải nghiệm và thiết kế hành trình khách mời theo chiều sâu. Đây chính là lúc các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trở thành những chuyên gia thiết kế trải nghiệm (Experience Designers), chứ không chỉ là người quản lý chương trình.
Công nghệ cũng mở ra khả năng cộng tác liên ngành – từ việc làm việc với đội ngũ marketing để tối ưu hóa chiến dịch truyền thông, đến phối hợp với IT để xây dựng hệ thống tương tác, hay làm việc với HR để tổ chức các chương trình nội bộ mang tính kết nối cao hơn. Người làm sự kiện ngày càng cần có tư duy hệ thống và góc nhìn tổng thể.
Trong bối cảnh đó, các công cụ quản lý sự kiện như PlanZ đóng vai trò như một nền tảng kết nối đa tác vụ: từ quản lý checklist, phân công nhân sự, cập nhật tiến độ đến báo cáo kết quả sau sự kiện. Với giao diện tối ưu cho teamwork và quản lý dự án, PlanZ giúp các nhà tổ chức sự kiện tiết kiệm thời gian điều phối, dành nhiều tâm trí hơn cho việc sáng tạo nội dung và nâng cao trải nghiệm người tham dự.
Tương Lai Của Ngành Sự Kiện Dưới Tác Động Công Nghệ
Sự kết hợp giữa công nghệ và sự kiện không chỉ là xu hướng nhất thời, mà là sự dịch chuyển dài hạn trong cách ngành này vận hành. Trong 5 – 10 năm tới, chúng ta sẽ chứng kiến sự lên ngôi của các sự kiện có thiết kế trải nghiệm đa tầng – nơi công nghệ không đơn thuần là công cụ, mà là chất liệu để sáng tạo nội dung tương tác.
Tuy nhiên, để công nghệ thực sự trở thành đòn bẩy chiến lược, ngành sự kiện cần đầu tư vào năng lực nội tại, từ đào tạo kỹ năng số cho đội ngũ nhân sự, tới phát triển quy trình tổ chức phù hợp với bối cảnh mới. Không phải công nghệ nào cũng phù hợp với mọi loại hình sự kiện, và việc lựa chọn công cụ nên bắt đầu từ nhu cầu thực tiễn thay vì chạy theo xu hướng.
Tóm lại, tương lai của ngành sự kiện nằm ở điểm giao giữa sáng tạo, công nghệ và khả năng kết nối con người. Những đơn vị có tư duy linh hoạt, dám thử nghiệm và biết tận dụng công nghệ đúng cách sẽ là những người dẫn dắt cuộc chơi. Và trên hành trình đó, sự hỗ trợ từ các nền tảng quản lý thông minh như PlanZ sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp biến mỗi sự kiện thành một trải nghiệm có ý nghĩa thực sự.
VIẾT ĐÁNH GIÁ