Chào các bạn, có lẽ khi đã quan tâm và ấn vào bài viết này thì chắc hẳn bạn đang bắt đầu tìm hiểu về công việc tổ chức sự kiện hoặc đang ấp ủ một sự kiện nào đó đúng không nào? Tổ chức sự kiện là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Việc sử dụng các công cụ quản lý sự kiện giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình tổ chức sự kiện với 3 giai đoạn quan trọng.
Về cơ bản, việc tổ chức sự kiện sẽ được chia thành 3 giai đoạn chính:
Tiền sự kiện: Giai đoạn chuẩn bị cho sự kiện
Trong sự kiện: Hiểu đơn giản là sự kiện chính
Hậu sự kiện: Giai đoạn sau khi sự kiện kết thúc
Với mỗi giai đoạn, người tổ chức sự kiện cần triển khai một số lượng công việc khác nhau, trong một khoảng thời gian khác nhau! Cùng PlanZ tìm hiểu nhé 
1. TIỀN SỰ KIỆN – ĐIỂM ĂN TIỀN CỦA MỌI SỰ KIỆN
Tiền sự kiện là giai đoạn các nhà tổ chức sự kiện lên kế hoạch và chuẩn bị các nội dung và điều kiện cần thiết để tổ chức một sự kiện.
Tại sao tiền sự kiện lại ‘ăn tiền’?
Đơn giản là vì đây là khâu quan trọng nhất, là chìa khóa cho bất cứ sự kiện thành công nào. Một sự kiện có ý tưởng độc đáo hay không, khâu quản lý khoa học, hiệu quả đến đâu, tổ chức trơn tru thế nào, báo cáo sạch đẹp ra sao đều phụ thuộc đến 80% vào khâu chuẩn bị của bạn ở giai đoạn này.
Tiền sự kiện là giai đoạn tốn nhiều chất xám, công sức và thời gian nhất của 1 quy trình tổ chức sự kiện – thường là 1 nửa cho tới 2/3, thậm chí 3/4 tổng thời gian chuẩn bị và triển khai sự kiện.
Giai đoạn này, nhà tổ chức sự kiện sẽ cần tick vào ít nhất là các đầu mục cơ bản sau:
● Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
● Xác định đối tượng khách hàng
● Lên concept và chủ đề
● Lập kế hoạch chi tiết: bao gồm nội dung sự kiện, kế hoạch triển khai (gồm 7749 đầu việc cần được sắp xếp theo lịch trình khoa học), danh sách chi tiết các hạng mục địa điểm, hậu cần…
● Dự trù ngân sách và rủi ro: tất nhiên là sẽ phải quản lý sát sao và liên tục
…
Trong số một loạt các nhiệm vụ trên, 2 gạch đầu dòng cuối cùng là khó khăn nhất có thể sẽ chiếm tới 70% thời gian chuẩn bị cho sự kiện nếu được làm theo cách thủ công. Còn nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian hoặc chưa có kinh nghiệm quản lý – tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì có thể ghé thử website planZ.ai và để AI làm hầu hết những việc khó nhất cho bạn.
Xác Định Mục Tiêu & Loại Hình Sự Kiện
Trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, như giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu hay kéo gần khách hàng. Dựa vào mục tiêu này, doanh nghiệp lựa chọn loại hình sự kiện phù hợp. Các công cụ quản lý dự án như Trello, PlanZ hay Monday.com có thể giúp theo dõi tiến độ chuẩn bị một cách hiệu quả.
Xác Định Đối Tượng Khách Mời
Tùy vào tính chất sự kiện, doanh nghiệp cần xác định rõ ai sẽ là người tham gia: khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà đầu tư hay các cơ quan truyền thông. Việc sử dụng các phần mềm CRM (Customer Relationship Management) như HubSpot, Salesforce giúp quản lý danh sách khách mời và gửi lời mời một cách chuyên nghiệp.
Lập Kế Hoạch Chi Tiết & Dự Trù Ngân Sách
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục, bao gồm âm thanh, ánh sáng, trang trí, nhân sự, và dự trù chi phí một cách chi tiết. Các công cụ như Google Sheets, Excel hoặc phần mềm chuyên biệt như Eventbrite có thể giúp theo dõi ngân sách và chi tiêu hiệu quả.
2. TRONG SỰ KIỆN
Đây là giai đoạn mà các PM có thể ngắm nhìn cái cây mà mình vun trồng bấy lâu nay kết trái ngọt. Ermmm… thật ra thường thì chúng ta cũng không ‘ngắm nhìn’ cho lắm mà thường vắt chân lên cổ vừa chạy vừa cầu nguyện.
Các đầu việc trong sự kiện chính không quá khó hay tốn thời gian nhưng lại đòi hỏi khả năng quản lý, phản ứng và xoay xở nhanh nhạy:
● Triển khai chương trình: đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng theo kế hoạch
● Xử lý tình huống phát sinh: Tin tui đi, 99,9999% các sự kiện đều phát sinh một cái gì đó mà n lần chạy thử trước đó không hề mắc phải. Sẵn sàng phản ứng và xử lý mượt mà các tình huống phát sinh là tư tưởng kĩ năng cần có của bất cứ người tổ chức sự kiện nào.
Triển Khai Chương Trình
Khi sự kiện bắt đầu, ban tổ chức cần đảm bảo tất cả diễn ra theo kế hoạch. Công cụ quản lý sự kiện như Whova hoặc Bizzabo giúp điều phối lịch trình, phân công nhiệm vụ và thông báo tức thì đến các thành viên.
Xử Lý Tình Huống Phát Sinh
Trong quá trình diễn ra sự kiện, không thể tránh khỏi những vấn đề bất ngờ. Việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin nội bộ như Slack, Microsoft Teams giúp ban tổ chức trao đổi nhanh chóng, kịp thời xử lý sự cố mà không làm ảnh hưởng đến chương trình.
3. HẬU SỰ KIỆN – GIAI ĐOẠN BỊ UNDERRATED NHẤT
“Hết sự kiện rồi!!! Xõa đê anh em….” (và thế là khâu thứ 3 bị lãng quên vĩnh viễn)
Lý do khiến hậu sự kiện là giai đoạn bị ghẻ lạnh và đánh giá thấp nhất là vì những người tổ chức sự kiện, nhất là ở trình độ không chuyên hoặc sự kiện quy mô nhỏ, không ý thức được tầm quan trọng của giai đoạn này.
Hậu sự kiện là giai đoạn mà người tổ chức sự kiện sẽ nhìn lại toàn bộ hành trình sự kiện để:
● Đánh giá khâu tổ chức: quy trình làm việc, nội dung, nhân sự, hậu cần… bất cứ vấn đề gì trong khâi tổ chức sẽ được nhìn nhận lại một cách toàn diện để chỉnh sửa hoặc phát huy
● Đánh giá hiệu quả sự kiện: thông qua doanh thu, mức độ hài lòng và feedback của người tham dự
● Từ hai bản đánh giá trên rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.
(À mà tất nhiên giai đoạn này còn bao gồm việc truyền thông sau sự kiện và chăm sóc khách hàng sau sự kiện – những yếu tố mà PlanZ cho rằng khá quan trọng để ghi điểm trong mắt người tham dự).
Đánh Giá Hiệu Quả Sự Kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả dựa trên các tiêu chí như số lượng người tham gia, độ lan tỏa trên truyền thông, và phản hồi từ khách mời. Công cụ khảo sát như Google Forms, SurveyMonkey giúp thu thập ý kiến khách hàng một cách hiệu quả.
Truyền Thông Sau Sự Kiện
Sau sự kiện, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì độ lan tỏa bằng việc đăng tải hình ảnh, video và bài viết trên các kênh truyền thông. Công cụ quản lý mạng xã hội như Buffer, Hootsuite, PlanZ giúp lập lịch đăng bài và theo dõi tương tác một cách chuyên nghiệp.
Rút Kinh Nghiệm Cho Sự Kiện Sau
Cuối cùng, doanh nghiệp cần tổng kết những điều đã làm tốt và những hạn chế để cải thiện cho các sự kiện trong tương lai. Công cụ phân tích dữ liệu như Google Analytics, Power BI giúp đánh giá mức độ thành công của sự kiện một cách khách quan.
Tổ chức sự kiện là một quy trình gồm nhiều bước quan trọng. Việc tuân thủ các giai đoạn chuẩn bị, triển khai và hậu sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu mong muốn và để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng khách mời. Đồng thời, việc sử dụng các công cụ quản lý sự kiện sẽ tối ưu hóa quy trình, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hiệu quả cao nhất.
VIẾT ĐÁNH GIÁ