Nếu bạn làm việc tại một agency sự kiện, bạn hiểu rõ: mỗi bản proposal không chỉ là bảng báo giá, mà còn là câu chuyện để thuyết phục khách hàng đồng hành. Việc biên soạn proposal thường ngốn hàng giờ, đôi khi xuyên đêm, khiến bạn dễ mệt mỏi và thiếu thời gian cho phần quan trọng khác: sáng tạo nội dung, chăm sóc khách hàng.
Trong bài viết này, PlanZ tổng hợp 5 bí quyết từ những planner dày dạn kinh nghiệm, giúp bạn soạn proposal chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm thời gian.
1. Xây dựng thư viện tài liệu (Content Library)
Nhiều người nghĩ chỉ cần lưu một vài file mẫu là xong. Nhưng thực tế là: nếu bạn vẫn đang phải copy-paste từng đoạn trong 10 proposal cũ để ghép lại một cái mới, thì bạn chưa thực sự có một hệ thống.
Hãy làm như sau:
- Chia proposal sự kiện thành các “block” nội dung: giới thiệu công ty, dịch vụ, cách tổ chức, gallery hình ảnh, các sự kiện đã thực hiện, feedback khách hàng, bảng giá, timeline mẫu, điều khoản thanh toán…
- Mỗi block lưu thành một file hoặc trang riêng trong thư mục Google Drive, Notion hoặc Canva/PowerPoint.
- Tag theo loại sự kiện: sự kiện nội bộ, hội nghị, activation, company trip, khai trương… để dễ tra cứu.
- Cập nhật định kỳ mỗi quý để case study không bị cũ.
Việc này giúp bạn có thể “kéo thả” nội dung cho mỗi proposal mới, không phải viết lại từ đầu, và team nào cũng dùng được, kể cả người mới onboard.
Gợi ý: Lập một thư mục đặt tên là “Proposal Kit” – ai mới vào team cũng có thể dùng ngay, tiết kiệm ít nhất 50% thời gian mỗi lần làm proposal sự kiện.
2. Xác định rõ mục tiêu của proposal
Nhiều proposal sự kiện mất thời gian vì… viết xong mới nhận ra mình chưa rõ viết để làm gì. Mỗi loại proposal có cách viết khác nhau:
- Gửi để xin gặp: cần gọn, đủ hấp dẫn, giống như teaser.
- Gửi để chốt idea: cần tập trung vào concept, moodboard, kịch bản tổng thể.
- Gửi để xin ngân sách: cần logic, chi tiết, trình bày bảng giá rõ ràng.
- Gửi cho nhiều phòng ban: có thể cần làm 2 bản – một bản chi tiết cho bộ phận chuyên môn, một bản tổng quan cho quản lý.
Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn chọn đúng nội dung, hình ảnh và tone phù hợp. Đỡ mất công làm một cái deck dài 40 trang nhưng không ai đọc hết.
3. Tạo quy trình làm proposal rõ ràng, dễ lặp lại
Một lý do phổ biến khiến proposal sự kiện bị trễ là quy trình thực hiện bị rối tung. Nếu team bạn vẫn đang loay hoay trong cảnh này, hãy thử áp dụng quy trình sau:
Bước 1: Thu thập brief. Tạo một form ngắn để lấy thông tin: mục tiêu sự kiện, quy mô, ngân sách, đặc điểm đối tượng, các yêu cầu đặc biệt.
Bước 2: Lên cấu trúc slide. Dành 30 phút đầu để vẽ khung proposal: sẽ có bao nhiêu phần, dùng lại block nào, cần tạo thêm phần gì mới?
Bước 3: Viết & thiết kế nội dung. Chia ra 2 phiên làm việc sâu (khoảng 90 phút/lần), tập trung viết nội dung và dựng slide – không bị phân tâm.
Bước 4: Review lần cuối. Dành ít nhất 30 phút để một người khác đọc lại và chỉnh sửa ngôn ngữ, bố cục.
Có quy trình chuẩn như vậy, bạn sẽ dễ scale, dễ phân công, và đặc biệt là không cần vắt óc lại từ đầu mỗi lần.
4. Tự động hóa có chọn lọc
Phần nào có thể tự động hóa thì hãy làm. Đừng bỏ phí thời gian chỉ để làm đi làm lại các thao tác giống nhau:
- Slide mẫu: Chuẩn hóa các trang như timeline, bảng giá, bảng phân công… Dựng sẵn ở Canva, PowerPoint hoặc Figma để dùng lại.
- AI viết nội dung: Dùng ChatGPT để draft mô tả dịch vụ, phần giới thiệu – nhưng nhớ chỉnh lại giọng văn cho đúng với style của bạn.
- Công cụ quản lý đầu việc: Sử dụng PlanZ để tạo checklist các bước làm proposal, phân người phụ trách, deadline, review – hạn chế quên việc, nhầm việc.
- Đặt tên file tự động: Đặt quy tắc đặt tên file rõ ràng. Từ lần sau, hãy thử form này xem sao nhé: “Proposal_TênSK_TênKH_2025MMDD_V1”.
⚠️ Lưu ý to đùng: Đừng auto hóa mọi thứ! Những phần như insight, storytelling, định hướng concept – vẫn cần con người. Đó là điểm khác biệt giữa một proposal bình thường và một proposal thắng job.
5. Đừng cố gắng làm proposal hoàn hảo ngay từ đầu
Rất nhiều planner, nhất là các bạn mới vào nghề, có xu hướng cố hoàn thiện từng chi tiết nhỏ của proposal rồi mới gửi. Nhưng thực tế, việc đó có thể khiến bạn mất hàng giờ cho một bản deck chưa chắc được duyệt.
Thay vào đó, hãy học cách gửi một bản proposal 80% – nghĩa là đủ rõ ràng, logic, có định hướng – để lấy phản hồi nhanh từ khách hàng.
Điều này giúp bạn:
- Không tốn công sức làm những thứ khách hàng không cần
- Giữ được tư duy linh hoạt, sẵn sàng chỉnh sửa theo feedback
- Tận dụng được ý kiến từ khách để hoàn thiện proposal đúng hướng
Nói cách khác, tiết kiệm thời gian không có nghĩa là làm ẩu – mà là biết cách làm đúng phần cần, đúng lúc. Và nếu bạn biết “thả câu” bằng một bản proposal vừa đủ, bạn sẽ tạo được nền tảng tốt cho lần gặp tiếp theo.
Không chỉ là file, proposal còn là bước đệm sự nghiệp
Trong agency, proposal sự kiện thường là nơi thể hiện rõ nhất cách bạn tư duy, tổ chức công việc và giao tiếp với khách hàng. Làm nhanh nhưng không ẩu, làm sáng tạo nhưng có hệ thống – đó là kỹ năng mà ai cũng cần trau dồi.
Hãy xem việc tiết kiệm thời gian viết proposal sự kiện không chỉ là để làm ít hơn, mà là để làm tốt hơn. Để có thời gian tập trung vào concept, vào khách hàng, vào những phần việc thực sự tạo ra giá trị.
Và nếu bạn đang tìm một công cụ để quản lý proposal teamwork hiệu quả – từ checklist, phân công, deadline cho đến tracking tiến độ – thì đừng bỏ qua PlanZ nhé!
VIẾT ĐÁNH GIÁ