Hiện nay, sự kiện nội bộ đang dần trở thành một phần thiết yếu trong công việc của người làm truyền thông, HR, hay thậm chí là Admin nội bộ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhìn lại những nét chân dung đằng sau những người đứng ra tổ chức sự kiện nội bộ, từ kỹ năng mềm cho đến khă năng quản lý đội nhóm, từ cách sáng tạo nội dung cho đến việc sử dụng công cụ hỗ trợ. Và nếu bạn đang tự hỏi: “Mình đang thiếu gì trong các dự án sự kiện nội bộ?” – hi vọng bài viết này sẽ gợi ý cho bạn!
Người Làm Sự Kiện Nội Bộ Giỏi Cần Những Gì?
Kỹ năng nền tảng: Nét căn bản mà nhiều người bỏ quên
Đa số người làm sự kiện nội bộ đều tư học hỏi. Không có ai training bài bản, không có checklist chuẩn chỉnh, cũng không có mentor để hỏi ngay khi bí. Nhưng dù xuất phát thế nào, có 3 kỹ năng nền bạn nên nhanh chóng trau dồi
1. Khả năng giao tiếp & điều phối
Bạn không thể làm event một mình. Mỗi sự kiện nội bộ – dù nhỏ hay lớn – đều liên quan đến ít nhất 5 bộ phận: Ban giám đốc, HR, thiết kế, truyền thông, và người tham dự. Chưa kể thêm nhà cung cấp bên ngoài, hoặc đối tác liên quan. Cách bạn trao đổi với các bên liên quan đều ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.
Một người tổ chức sự kiện nội bộ giỏi không cần nói nhiều, nhưng phải nói đúng: rõ ràng, đúng người, đúng lúc, và đúng trọng tâm. Ngoài ra, họ cần biết phân biệt khi nào cần gọi điện thay vì chat, khi nào cần viết mail thay vì nhắn tin, khi nào cần họp thay vì cứ ping lẻ tẻ từng người.
Giao tiếp tốt còn giúp bạn tránh được những hiểu lầm thường gặp như:
- Deadline bị nhầm do không confirm rõ;
- Team thiết kế bị “quay vòng” vì không có brief cụ thể;
- Ban giám đốc hiểu sai mục tiêu của sự kiện do không được update kịp thời.
2. Quản lý thời gian & đa nhiệm thông minh
Làm sự kiện nội bộ thường không phải việc duy nhất bạn đang làm. Trong cùng một tuần, bạn có thể vừa phải viết bản tin nội bộ, chạy khảo sát nhân sự, vừa lên kế hoạch cho team building cuối quý.
Nên thay vì cố gắng làm tất cả cùng lúc (và stress vì phải làm từng cái một), bạn cần:
- Biết chia đầu việc theo mức độ ưu tiên (việc gì nên làm trước và việc gì có thể chờ);
- Biết ước lượng đúng thời gian cho từng hạng mục (đừng “ảo tưởng sức mạnh” về khả năng ôm việc của mình);
- Có một hệ thống nhắc nhở khoa học (đừng chỉ dựa vào trí nhớ hoặc… linh cảm của bản thân).
Công cụ như PlanZ có thể giúp bạn chia task, giao việc, đặt deadline và cập nhật tiến độ tự động – một trợ lý “không lương” rất đáng để đầu tư.
3. Tư duy truyền thông & kể chuyện
Một sự kiện nội bộ thành công không dừng lại ở việc có đông người tham gia. Quan trọng hơn, sự kiện đó có làm cho nhân sự nhớ đến văn hóa công ty không? Có truyền được tinh thần tích cực không? Có khiến mọi người thật sự kết nối với nhau không?
Đó là lý do bạn cần tư duy như một người kể chuyện. Hãy coi mỗi sự kiện là một chương trong lịch sử phát triển của doanh nghiệp. Từ chủ đề chương trình, cách sắp xếp kịch bản, đến chi tiết nhỏ như thiệp mời hay bài đăng follow-up – tất cả đều là cơ hội để truyền tải giá trị nội bộ.
Bạn không cần là copywriter hay content creator chuyên nghiệp. Nếu biết đặt câu hỏi “Sự kiện này đang kể câu chuyện gì?”, bạn sẽ khiến sự kiện nội bộ trở nên đáng nhớ hơn.
Năng lực triển khai: Sáng kiến phải đi kèm thực thi
Ý tưởng có thể hay, nhưng nếu không có năng lực tổ chức để biến nó thành hiện thực – thì mọi thứ chỉ nằm trên giấy.
1. Biết bắt đầu từ mục tiêu
Không phải bất cứ sự kiện nội bộ nào cũng cần thật hoành tráng. Nhưng sự kiện nào cũng cần được vạch ra mục tiêu rõ ràng:
- Gắn kết nhân sự mới?
- Tôn vinh đội ngũ đạt thành tích cao?
- Lan tỏa thông điệp từ ban giám đốc?
Từ mục tiêu, bạn mới xác định được đúng tệp người tham gia, chọn đúng format phù hợp (talkshow, lễ vinh danh hay hoạt động ngoài trời), và cuối cùng là đo đúng hiệu quả sau sự kiện.
2. Thiết kế timeline chi tiết và linh hoạt
Một timeline tốt không chỉ giúp bạn theo sát tiến độ, mà còn giúp team hiểu rõ ai làm gì, khi nào, và ưu tiên ra sao. Với công cụ như PlanZ, bạn có thể:
- Tạo đầu việc theo từng giai đoạn
- Giao cho từng người cụ thể
- Theo dõi tiến độ và cập nhật tự động
- Điều chỉnh linh hoạt nếu có thay đổi
Điều quan trọng là đừng chỉ lưu timeline cho sự kiện trong đầu hoặc trên giấy note cá nhân. Hãy làm nó minh bạch và dễ truy cập nhất có thể cho cả team.
3. Quản lý tài liệu & thông tin hiệu quả
“File chạy chương trình ở đâu?”, “Có ai thấy bản thiết kế mới nhất không?”, “Đã gửi kịch bản cho MC chưa?” – những câu hỏi xuất hiện 10 lần/ ngày này có thể làm tiêu hao tinh thần team cực nhanh.
Hãy tạo một hệ thống lưu trữ và chia sẻ rõ ràng, thống nhất. Nếu dùng PlanZ, bạn có thể gắn file trực tiếp vào từng task, giao người phụ trách, và nhắc nhở khi sắp đến hạn. Việc này giúp giảm tối đa thời gian lục tìm và hạn chế việc các thành viên hỏi lại phân công trước đó.
Người làm sự kiện nội bộ cần thêm gì ngoài kỹ năng?
Đôi khi, kỹ năng cá nhân thôi là chưa đủ. Để đi đường dài với công việc này, bạn cần xây dựng thêm cho mình một hệ sinh thái hỗ trợ, cả về công cụ lẫn tư duy làm việc.
1. Công cụ hỗ trợ quản lý công việc
Nếu đã từng tổ chức một sự kiện nội bộ từ A đến Z, bạn sẽ hiểu cảm giác bối rối khi phải nhớ hàng chục đầu việc nhỏ, deadline liên tục đổi, và team thì lúc nào cũng bận bịu. Một công cụ quản lý dự án đơn giản nhưng trực quan như PlanZ sẽ giúp bạn:
- Tạo mẫu sự kiện tự động với AI
- Lên timeline cụ thể cho từng đầu việc
- Giao việc rõ ràng cho từng người trong team
- Thông báo ngay lập tức các thay đổi nếu có
- Cập nhật tiến độ trực quan theo thời gian thực
Điều này đặc biệt hữu ích khi sự kiện có nhiều giai đoạn, từ chuẩn bị, truyền thông, triển khai cho tới hậu kỳ. Bạn không còn phải lo quên việc hay mất dấu timeline chỉ vì team quá đông người hoặc có những thay đổi đột xuất.
2. Tư duy làm sự kiện gắn với văn hóa doanh nghiệp
Cuối cùng, điều quan trọng không kém: sự kiện nội bộ không chỉ là một buổi họp mặt cho có. Nó còn là một phần của chiến lược nuôi dưỡng văn hóa công ty.
Bạn cần đặt câu hỏi: “Sự kiện này đang nuôi dưỡng điều gì trong tập thể? Niềm tự hào? Sự gắn bó? Tinh thần học hỏi? Hay đơn giản là sự thư giãn giữa guồng quay của công việc?”
Chỉ khi hiểu được điều đó, bạn mới có thể thiết kế một chương trình thực sự chạm đến cảm xúc người tham gia, và đó là lúc sự kiện của bạn trở nên đáng nhớ.
Bạn đã đủ “đồ nghề” để làm sự kiện nội bộ chưa?
Người làm sự kiện nội bộ giỏi không chỉ là người biết tổ chức chỉn chu, mà còn là người biết kết nối con người, thấu hiểu cảm xúc và truyền cảm hứng cho cả tập thể qua từng chi tiết nhỏ trong chương trình.
Công việc này đòi hỏi bạn phải vừa nhạy bén, vừa kiên trì, vừa sáng tạo, vừa có khả năng kiểm soát. Nhưng đổi lại, bạn có cơ hội tạo ra những trải nghiệm khiến đồng nghiệp cảm thấy biết ơn và tự hào.
Và trên hành trình đó, đừng ngần ngại nhờ tới sự hỗ trợ từ công nghệ. Một công cụ như PlanZ – nơi bạn có thể lên kế hoạch, quản lý teamwork, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả. Đây chính là cánh tay phải giúp bạn tổ chức sự kiện một cách bài bản, nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều!
VIẾT ĐÁNH GIÁ