Nếu bạn là một người mới, đang tìm hiểu về nghề Event Planner mà cảm thấy hoang mang: “Làm công việc này là làm gì vậy? Cần kỹ năng gì? Một ngày của họ sẽ trôi qua ra sao?”, thì bài viết này chính là để giải đáp mọi khuất mắc ấy. Hãy cùng bước vào “hậu trường” của nghề tổ chức sự kiện và lắng nghe những chia sẻ thật lòng nhất từ trải nghiệm thực tế.
Làm Event Planner là làm gì?
Lướt trên các bài đăng tuyển dụng hay mạng xã hội, bạn dễ dàng thấy cụm từ “Event Planner” xuất hiện với những mô tả hấp dẫn: sáng tạo, năng động, được đi đây đi đó, tổ chức sự kiện hoành tráng… Nhưng đằng sau ánh đèn sân khấu, nghề tổ chức sự kiện lại là một hành trình nhiều thách thức, yêu cầu sự kiên trì và hiểu nghề sâu sắc hơn bạn tưởng.
1. Event Planner không chỉ là “người nghĩ ý tưởng”
Đây là hiểu lầm phổ biến nhất. Nhiều người nghĩ Event Planner chỉ ngồi nghĩ concept, chọn chủ đề, trang trí cho đẹp. Nhưng sự thật là công việc này bao gồm 5 vai trò lớn:
- Lên kế hoạch tổng thể: từ việc xác định mục tiêu sự kiện, đối tượng tham gia, quy mô ngân sách, địa điểm phù hợp.
- Điều phối đội nhóm & nhà cung cấp: làm việc với các bên như âm thanh ánh sáng, catering, in ấn, nhân sự sự kiện…
- Quản lý timeline, checklist, ngân sách: chi tiết đến từng phút, từng hạng mục nhỏ nhất.
- Giải quyết sự cố tại hiện trường: từ MC đến thời tiết, mọi tình huống bất ngờ đều phải có phương án xử lý.
- Báo cáo và đánh giá sau sự kiện: tổng hợp chi phí, phản hồi người tham dự, rút kinh nghiệm cho lần sau.
Vì vậy, Event Planner không chỉ sáng tạo mà còn là bậc thầy quản lý dự án trong thế giới sự kiện.
2. Event Planner làm việc với ai?
Đây là một điểm thú vị mà ít người nói tới: một Event Planner giỏi không làm việc một mình. Họ phải phối hợp và quản lý nhiều bên liên quan:
- Khách hàng hoặc bộ phận nội bộ: người đưa ra yêu cầu tổ chức (brand, phòng truyền thông, nhân sự…)
- Nhà cung cấp dịch vụ: từ in ấn, thiết bị kỹ thuật, cho đến các đơn vị vận chuyển, nhân sự sự kiện.
- Đội ngũ hỗ trợ: từ designer làm backdrop đến photographer, MC, dancer…
Và quan trọng nhất là team nội bộ của bạn: các bạn planner khác, trợ lý, logistics… Làm event là teamwork. Nếu không biết phối hợp, giao tiếp hiệu quả, bạn sẽ đứng hình và phải “bơi” giữa bể deadline mà không biết nhờ ai.
3. Một ngày làm việc của Event Planner: Không lãng mạn như bạn tưởng
Thay vì nhâm nhi 1 tách café và thong thả chill với những bảng moodboard đầy màu sắc, một ngày của Event Planner có thể bắt đầu bằng:
- Trả lời 30 tin nhắn từ 5 nhà cung cấp khác nhau.
- Chạy excel để rà soát ngân sách từng hạng mục, điều chỉnh nếu có thay đổi từ khách hàng.
- Gọi điện xác nhận giờ diễn với ban nhạc, kiểm tra tiến độ in backdrop.
- Viết kịch bản MC, timeline sự kiện từng phút.
- Xử lý tình huống bất ngờ: “Bên cho thuê sân khấu báo hôm nay mưa, không lắp được!”
Và khi đến ngày chạy sự kiện, bạn sẽ có 14 tiếng đứng ngoài trời, nghe bộ đàm, di chuyển liên tục, xử lý mọi phát sinh… Và cuối cùng là: thở phào mãn nguyện khi người tham dự vỗ tay cười còn khách hàng thì hài lòng.
4. Cần kỹ năng gì để theo đuổi nghề Event Planner?
Không phải cứ thích tổ chức là làm được event planner. Công việc này đòi hỏi sự tổng hòa giữa kỹ năng mềm và năng lực chuyên môn.
a. Kỹ năng quản lý thời gian và đa nhiệm
Một event planner giỏi luôn có ít nhất 5 đầu việc đang song song chạy cùng lúc. Khả năng multitask, ưu tiên đầu việc và làm việc theo deadline là sống còn.
b. Khả năng giao tiếp và thuyết phục
Bạn phải làm việc với khách hàng (đôi khi là người chưa rõ mình muốn gì), team nội bộ, nhà cung cấp, KOLs, diễn giả… Giao tiếp tốt, lắng nghe kỹ và thuyết phục được người khác là chìa khóa.
c. Xử lý tình huống và giữ bình tĩnh
Không có sự kiện nào “trơn tru 100%”. Micro trục trặc, diễn giả đến muộn, banner sai thông tin… Một event planner chuyên nghiệp không hoảng loạn mà tập trung xử lý và giữ tinh thần cho cả team.
d. Sáng tạo và nhạy bén với xu hướng
Event ngày nay không chỉ là sân khấu đẹp mà còn là trải nghiệm. Người làm sự kiện cần hiểu insight người tham dự, cập nhật xu hướng (công nghệ, hình thức tương tác, nội dung truyền thông…) để tạo ra sự khác biệt.
e. Kỹ năng tổng hợp và báo cáo
Sau sự kiện, planner sẽ là người tổng kết, rút kinh nghiệm, và báo cáo hiệu quả dựa trên các chỉ số (feedback, chi phí, lượt tham dự, tương tác, truyền thông…). Đây là bước thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp bạn cải tiến trong tương lai.
📌 Và đặc biệt: biết chăm sóc bản thân và giữ năng lượng tích cực là một kỹ năng không thể thiếu.
5. Làm Event Planner lương có cao không? Lộ trình nghề nghiệp ra sao?
Thu nhập của nghề Event Planner
Câu trả lời: tùy vào nơi bạn làm, loại sự kiện và kinh nghiệm bạn đã tích lũy sau quãng thời gian chinh chiến sự kiện:
- Mới vào nghề (Fresher/ Assistant): khoảng 6 – 10 triệu/ tháng.
- Planner chính (2 – 3 năm kinh nghiệm): 12 – 20 triệu/ tháng.
- Senior/ Manager/ Event Lead: từ 25 triệu trở lên, tùy quy mô dự án.
Ngoài ra, nếu bạn làm freelancer, bạn có thể nhận được thù lao tính theo dự án, dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu tùy quy mô.
Lộ trình nghề nghiệp
Event Assistant > Event Executive > Event Planner > Event Manager > Account Director/ Creative Director.
Bạn cũng có thể chuyển hướng sang lĩnh vực liên quan như marketing, truyền thông nội bộ, brand activation, nếu có kỹ năng phù hợp.
Những điều không ai nói cho bạn khi mới bước vào nghề Event Planner
- Sẽ có những hôm làm đến 1–2 giờ sáng chỉ để chỉnh file proposal.
- Không phải khách nào cũng dễ tính, có những lúc bạn phải giải thích 3 lần vì họ chưa hình dung được.
- Bạn cần học kỹ năng thương lượng giá, vì giá in backdrop có thể gấp đôi nếu không biết so sánh.
- Mỗi event là một lần học lại từ đầu: khách mới, yêu cầu mới và cả những thử thách mới.
Nhưng sau tất cả, cảm giác nhìn một sự kiện mình tổ chức thành công, người tham dự vui vẻ, khách hàng hài lòng – chính là thứ khiến bất cứ Event Planner nào cũng phải yêu nghề này.
Có nên theo đuổi nghề Event Planner không?
Làm Event Planner không hoàn toàn hào nhoáng như hình ảnh hay thường thấy trên mạng. Làm Event Planner là đứng dưới nắng 39 độ, là thức đến 2 giờ sáng dựng sân khấu, là xử lý sự cố âm thanh ngay giữa chương trình, là giữ bình tĩnh khi nhà cung cấp trễ deadline sát giờ chạy.
Nhưng cũng chính từ đó, người làm sự kiện học được cách trở thành người “đa năng”: vừa sáng tạo, vừa tổ chức logic; vừa biết lắng nghe, vừa có thể quyết đoán. Họ phải đọc được tâm lý khán giả, hiểu được kỳ vọng của khách hàng, và kết nối được tất cả các phòng ban, đối tác lại với nhau như một bản nhạc.
Với những bạn đang cân nhắc theo nghề này, hãy tự hỏi:
-
Bạn có thích cảm giác biến một ý tưởng mơ hồ trên giấy thành một trải nghiệm có thật, có người tham gia, có người cảm động và nhớ mãi?
-
Bạn có sẵn sàng làm việc trong môi trường áp lực, thời gian không cố định, nhưng mỗi ngày đều là một thử thách mới?
-
Và bạn có yêu cảm giác đứng ở một góc khán phòng, nhìn chương trình diễn ra suôn sẻ, và biết rằng đó là công sức cả tháng trời mình đã bỏ ra?
Nếu câu trả lời là “có”, thì hãy mạnh dạn bước vào nghề. Đừng đợi đến khi biết hết mới bắt đầu – vì nghề này dạy bạn bằng thực chiến. Mỗi sự kiện là một lớp học thực tế, mỗi lỗi sai là một bài học đắt giá. Nhưng bạn sẽ không đi một mình. Cộng đồng event luôn có những người đi trước sẵn sàng chia sẻ, như bạn đang đọc blog này vậy.
VIẾT ĐÁNH GIÁ