Tự tổ chức sự kiện là lựa chọn phổ biến đối với các bạn trẻ, hội nhóm, câu lạc bộ hay nhóm bạn thân muốn chủ động lên kế hoạch cho một buổi gặp mặt, team building, chuyến du lịch hoặc một sự kiện kỷ niệm đáng nhớ. Việc tự làm mọi thứ mang đến cảm giác tự hào, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không ít người sau khi “lao” vào làm mới thấy: tổ chức sự kiện không đơn giản như tưởng tượng.
6 Khó Khăn Phổ Biến Khi Newbie Tự Tổ Chức Sự Kiện
1. Thiếu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn
Phần lớn những người tự tổ chức sự kiện đều là người không chuyên, chưa từng học hay làm việc trong ngành sự kiện. Vì vậy, rất dễ xảy ra tình trạng:
- Không biết bắt đầu từ đâu, chuẩn bị những gì, thời gian như thế nào là hợp lý.
- Thiếu checklist tổng thể, dẫn đến sót việc hoặc phải xử lý “chữa cháy” sát ngày.
- Chọn sai địa điểm, giờ giấc không phù hợp, ảnh hưởng đến trải nghiệm người tham dự.
Ví dụ, một nhóm bạn tổ chức team building ngoài trời vào giữa trưa mùa hè nhưng quên chuẩn bị lều che nắng, nước uống đủ và không dự trù phương án thời tiết xấu. Kết quả: nửa buổi chơi, nửa buổi… tìm chỗ trú nắng.
Để tổ chức sự kiện trơn tru, không chỉ cần ý tưởng hay mà còn phải có kỹ năng lập kế hoạch, quản lý ngân sách, điều phối nhân sự, và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.
2. Hạn chế về thời gian và nhân lực
Khi bạn tự làm mọi thứ, nghĩa là từ khâu lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần, thiết kế ấn phẩm truyền thông, quản lý người tham gia cho tới điều phối chương trình, tất cả đều đổ dồn vào một nhóm nhỏ, thậm chí chỉ 1-2 người.
Điều này dẫn đến:
- Quá tải, stress vì ôm đồm quá nhiều công việc.
- Không có đủ người để phân công rõ ràng, ai cũng làm nhưng không rõ ai chịu trách nhiệm.
- Sát ngày sự kiện dễ bị “vỡ trận” nếu có người bận đột xuất hoặc thay đổi kế hoạch.
Ngoài ra, vì công việc tổ chức sự kiện thường chỉ được làm ngoài giờ hành chính, hoặc tranh thủ cuối tuần, nên quỹ thời gian hạn chế càng khiến khâu chuẩn bị dễ bị chắp vá, thiếu đầu tư.
3. Quản lý ngân sách chưa hiệu quả
“Tưởng tự làm thì rẻ hơn, nhưng cuối cùng lại tốn nhiều hơn dự tính” – đây là tâm sự chung của rất nhiều người sau khi tự tổ chức sự kiện.
Lý do đến từ việc thiếu kinh nghiệm định giá, không biết chỗ mua vật tư rẻ, hoặc đặt sai thứ tự ưu tiên ngân sách. Một vài sai lầm thường gặp:
- Chi nhiều cho phần trang trí nhưng lại thiếu hụt ở phần ăn uống.
- Mua thiết bị mới thay vì đi thuê.
- Không dự trù chi phí phát sinh (vận chuyển, phí phụ thu địa điểm, vật dụng hư hỏng,…)
Một sự kiện nhỏ cũng có thể phát sinh từ vài triệu đến cả chục triệu đồng nếu không kiểm soát được dòng tiền. Tổ chức sự kiện hiệu quả là biết phân bổ đúng – phần nào cần đầu tư, phần nào có thể tiết giảm.
4. Khó kiểm soát tiến độ và rủi ro sát ngày
Không ít người rơi vào tình huống: càng gần ngày tổ chức, càng thấy rối. Đôi khi đến sát giờ vẫn còn chạy ra tiệm in, chưa xếp đủ quà tặng, chưa dán hướng dẫn, MC chưa biết nội dung chương trình…
Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu timeline chi tiết và công cụ quản lý công việc. Ngoài ra, những rủi ro khó lường như:
- Thời tiết thay đổi nếu sự kiện ngoài trời.
- Sự cố kỹ thuật (loa hỏng, máy chiếu không kết nối được,…)
- Người phụ trách đột ngột vắng mặt.
Khi không có người hỗ trợ chuyên nghiệp, người tổ chức dễ bị hoảng loạn hoặc phải “vừa chạy vừa vá”, khiến trải nghiệm chung bị ảnh hưởng.
5. Thiếu sự đồng bộ và gắn kết trong khâu thực thi
Một sự kiện suôn sẻ là sự kết hợp của nhiều yếu tố: nội dung hấp dẫn, không gian phù hợp, kịch bản mạch lạc, nhân sự phối hợp tốt, người tham gia hào hứng.
Tuy nhiên, tự tổ chức sự kiện thường thiếu sự kết nối giữa các khâu, dẫn đến:
- Nội dung chương trình không khớp với setup không gian.
- Thời lượng bị lệch: hoạt động quá ngắn hoặc quá dài gây nhàm chán.
- MC không nắm rõ timeline, dẫn đến dẫn dắt vụng về.
Nếu nhóm tổ chức không thường xuyên họp để rà soát, thử nghiệm trước các phần, sự kiện dễ bị rối và thiếu điểm nhấn.
6. Áp lực tâm lý và đánh mất trải nghiệm cá nhân
Nhiều người khi đứng ra tổ chức sự kiện cho nhóm bạn hoặc cộng đồng thường tự tạo áp lực cho bản thân: phải làm tốt, không được để ai chê, phải chỉn chu mọi mặt.
Hậu quả của việc này là:
- Căng thẳng trước sự kiện, mất ăn mất ngủ để chuẩn bị.
- Trong lúc sự kiện diễn ra thì không tận hưởng được vì quá bận điều phối.
- Sau sự kiện kiệt sức, thậm chí cảm thấy chán nản nếu phản hồi không như kỳ vọng.
Sự kiện là để kết nối và tạo niềm vui. Nếu bạn tổ chức mà không còn vui, thì sự kiện đó đã không trọn vẹn.
Giải Pháp: Làm Chủ Việc Tổ Chức Sự Kiện Với Công Cụ Phù Hợp!
Thật may, hiện nay có nhiều công cụ và nền tảng có thể giúp bạn giảm tải khối lượng công việc, quản lý rủi ro và tối ưu hiệu suất khi tự tổ chức sự kiện. Nhưng thay vì dùng hàng tá bảng tính Excel, group chat và file rời rạc, PlanZ sẽ là sự lựa chọn toàn diện khi giúp bạn:
📊 Kiểm soát mọi thứ – từ macro đến micro: Từ cái nhìn toàn cảnh cho đến từng chi tiết nhỏ nhất đều được hệ thống hóa rõ ràng, dễ theo dõi.
📋 Lên kế hoạch tổng thể theo từng mốc thời gian: Bạn biết rõ mình cần làm gì trước – sau, không bị lạc lối giữa cả đống đầu việc.
👥 Phân công công việc chi tiết cho từng bộ phận, từng người: Ai phụ trách phần nào, cần hoàn thành trước khi nào, đều minh bạch và dễ kiểm soát.
🧾 Dự toán chi phí linh hoạt: Lập kế hoạch ngân sách theo tiêu chuẩn công ty, điều chỉnh dễ dàng nếu có thay đổi đột xuất.
⏰ Lịch nhắc việc thông minh: Giúp cả đội không ai bỏ sót deadline, công việc luôn được đảm bảo tiến độ.
📦 Kho mẫu chuyên nghiệp được cập nhật liên tục: Học hỏi từ những sự kiện đã tổ chức thành công, bạn sẽ có sẵn các mẫu checklist, timeline, kịch bản sự kiện, biểu mẫu… để bắt đầu dễ dàng hơn rất nhiều.
🧠 Và trên hết, PlanZ không chỉ là công cụ, mà là người bạn đồng hành trong những sự kiện lớn của tổ chức bạn. Bất kể quy mô và mục tiêu mà bạn đang hướng tới cho sự kiện của mình, PlanZ giúp bạn tự tin làm chủ mọi bước!
Bạn Không Cần Là Chuyên Gia Để Tổ Chức Sự Kiện Thành Công
Tổ chức sự kiện chưa bao giờ là việc dễ dàng, nhất là khi bạn tự làm tất cả từ A đến Z. Nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, mindset đúng đắn và một công cụ hỗ trợ thông minh như PlanZ, bạn hoàn toàn có thể biến ý tưởng thành trải nghiệm đáng nhớ.
Đừng để những nỗi lo về thời gian, ngân sách, nhân lực hay công nghệ cản trở hành trình sáng tạo của bạn. Hãy bắt đầu với một bản kế hoạch nhỏ, thử nghiệm, học hỏi, và quan trọng nhất: Luôn giữ tinh thần kết nối và sẻ chia trong mọi sự kiện mà bạn tạo nên!
VIẾT ĐÁNH GIÁ